Waarom en wanneer verstuur ik een betalingsherinnering?


Zaterdag, 8 Mei 2021


Het komt helaas wel eens voor dat een factuur niet direct betaald wordt. Wat kun je dan het beste doen? Een oplossing die goed werkt is om een betalingsherinnering te sturen. Middels een betalingsherinnering kun je een goede klantrelatie behouden, maar toch zorgen dat de factuur betaald wordt.

Het kan zijn dat een klant bewust niet heeft betaald, maar het kan ook zijn dat de klant het is vergeten of dat de factuur aan hem of haar voorbij is geschoten. Daarom is het belangrijk dat de herinnering een vriendelijke toon heeft.

Voordelen

Het versturen van een betalingsherinnering brengt een aantal voordelen met zich mee. Zoals hiervoor besproken is zo’n herinnering dé manier om jouw klanten op een vriendelijke manier te benaderen en ervoor te zorgen dat de factuur betaald wordt.

Daarnaast is het makkelijk om zo’n herinnering op te stellen en te versturen. De klant betaalt na het ontvangen van een herinnering vaak alsnog direct, waardoor je niet te lang hoeft te wachten tot het bedrag op de rekening wordt gestort. Ten slotte komt een herinnering niet opdringerig over, omdat het een vriendelijke toon bevat.

Wat moet erin staan?

Er zijn geen wettelijke verplichtingen voor het versturen van een betalingsherinnering. Je kunt dus zelf bepalen wat je wel en niet in jouw herinnering wil zetten. Wel wordt het aangeraden om een aantal punten in de herinnering te verwerken, zodat het voor de klant makkelijker wordt om de factuur te betalen.

Deze punten zijn onder andere het factuurnummer, de verstreken factuurdatum (ook wel de vervaldatum genoemd), het bedrag dat betaald moet worden, het klant- en ordernummer en de termijn voor de klant om alsnog te betalen. De klant heeft dan meteen alle informatie die hij of zij nodig kan hebben.

Wanneer verstuur ik een herinnering?

Net als dat er geen wettelijke verplichtingen zijn voor de inhoud van de herinnering, zijn die er ook niet voor het versturen ervan. Het wordt echter aangeraden om een herinnering binnen twee tot vijf dagen na de vervaldatum te sturen.

Wanneer je een herinnering te vroeg stuurt, kan het zijn dat de klant net heeft betaald en de herinnering en de betaling elkaar kruisen. Daarom is het verstandig om altijd even te wachten met het versturen van een herinnering.

Hoe verstuur ik er een?

Je kunt een betalingsherinnering op verschillende manieren versturen. Je kunt er een via de post versturen, maar ook via e-mail. Welke van de twee je kiest maakt niet uit voor de rechtsgeldigheid, want beide vormen zijn rechtsgeldig.

Als je een herinnering via de post verstuurt kun je deze aangetekend versturen, maar dit hoeft ook niet per se. Het biedt wel meer zekerheid als je een aangetekende herinnering stuurt. Daarentegen kan een herinnering via de mail natuurlijk veel sneller worden verzonden, waardoor de kans groot is dat het bedrag sneller wordt betaald.